Đổi sổ theo dõi Dân số-KHHGĐ và cập nhật kho dữ liệu điện tử các cấp: Lợi ích lớn và lâu dài

Sổ theo dõi Dân số-KHHGĐ  là tài liệu ghi chép ban đầu của hệ thông tin quản lý - thống kê chuyên ngành, là tài liệu cơ bản của kho dữ liệu điện tử về Dân số-KHHGĐ, là sổ gốc để ghi chép và theo dõi về Dân số-KHHGĐ.

Trong năm 2011, Tổng cục Dân số-KHHGĐ  tiến hành công tác đổi Sổ theo dõi Dân số-KHHGĐ và cập nhật kho dữ liệu điện tử các cấp giai đoạn 2011 - 2015

Có thể nói, từ sổ ghi chép sang sổ điện tử có lợi ích rất lớn trong việc quản lý dữ liệu dân số. Khi thay thế từ sổ cũ sang sổ mới, CTV không phải chép hoặc bổ sung thông tin bằng tay, tránh được nhiều sai sót. CTV sẽ được nhận sổ mới in từ những dữ liệu đã được lưu trữ trong máy tính tại Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện. Đối với hộ có sự biến động về nhân khẩu, CTV chỉ cần rút tờ thông tin của hộ đó trong cuốn sổ, chỉnh sửa gửi về Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện. Sau khi cập nhật, Trung tâm sẽ in ra tờ mới gửi lại để CTV gài lại vào vị trí cũ.

Về lâu dài, việc cập nhật thông tin vào sổ điện tử được duy trì thường xuyên, số liệu đảm bảo khớp giữa người thực hiện ở cơ sở và kho dữ liệu. Khi sổ in của CTV bị mất, rách, hư hỏng sẽ được in thay thế ngay. Các số liệu được đảm bảo chuẩn xác, không bị gián đoạn...

Những khó khăn lường trước, đó là trong việc sử dụng máy vi tính, gây lỗi phần mềm do thao tác; nhiều nơi CTV thường xuyên bị thay đổi;

Hệ thống Sổ ghi chép ban đầu về DS-KHHGĐ điện tử góp phần cải tiến phương thức thu thập, ghi chép thông tin ban đầu và báo cáo số liệu thống kê về Dân số-KHHGĐ giai đoạn 2011-2015.

Thực hiện Công văn số 50/CCDS ngày 11/4/2016 của Chi cục Dân số - KHHGĐ tỉnh Nghệ An về việc hướng dẫn đổi Sổ A0 năm 2016. Đây là việc làm định kỳ theo giai đoạn 5 năm một lần nhằm nâng cao chất lượng thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành phục vụ quản lý và điều hành công tác dân số - kế hoạch hóa gia đình trong giai đoạn mới.

Cụ thể:

1. Rà soát và cập nhật các thông tin Dân số-KHHGĐ tính đến ngày 01/4/2016 của hộ dân cư theo từng địa bàn dân cư để khóa Sổ A0 2011-2015.

2. Cập nhật các thông tin Dân số-KHHGĐ đã được rà soát tại địa bàn vào kho dữ liệu điện tử cấp huyện, tỉnh.

3. Thực hiện thay thế Sổ A0 2011-2015 bằng Sổ A0 2016 trên phạm vi toàn quốc trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin.

4. Triển khai hệ thống các biểu mẫu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành Dân số-KHHGĐ theo Quyết định 18/QĐ-TCDS ngày 17/3/2016 của Tổng cục Dân số-KHHGĐ cho ngành Dân số-KHHGĐ.

Thời gian và tiến độ đổi sổ A0:

- Thời điểm khóa Sổ A0 2011-2015 là ngày 01/4/2016.

- Thời điểm triển khai Sổ A0 2016 là ngày 01/7/2016.

- Thời gian kết thúc của Đổi Sổ A0 năm 2016 là ngày 30/9/2016.

Trách nhiệm trong công tác đổi sổ A0:

1. Trách nhiệm của Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện

- Tổ chức việc rà soát, cập nhật thông tin biến động. Chủ trì phối hợp với Ban chỉ đạo thực hiện công tác Dân số - KHHGĐ xã, thị trấn phân chia địa bàn dân cư cho CTV (nếu có).

- Kiểm tra, giám sát việc lập bảng kê địa bàn, phân công nhiệm vụ cho mỗi CTV tại các xã thuộc thẩm quyền quản lý.

- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ đổi sổ và ghi chép Phiếu thu tin cho Trưởng Trạm y tế, Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn và các CTV.

- Tổ chức triển khai điều tra tại hộ bắt đầu từ ngày 1/4/2016 tại tất cả các địa bàn thuộc thẩm quyền quản lý của huyện.

- Phối hợp với Ban chỉ đạo thực hiện công tác Dân số - KHHGĐ xã, thị trấn và Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn kiểm tra, giám sát việc ghi chép Phiếu thu tin của CTV; tổ chức nghiệm thu và xác nhận thông tin tuyến xã cần sửa, nhập tin vào cơ sở dữ liệu điện tử.

- Nhận Sổ A0 2016 và bàn giao cho Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn.

2. Trách nhiệm của Ban chỉ đạo thực hiện công tác Dân số - KHHGĐ xã, thị trấn và Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn

- Rà soát, cập nhật thông tin về số hộ dân cư; đề xuất phương án phân chia địa bàn dân cư cho CTV (nếu có).

- Lập bảng kê địa bàn, phân công nhiệm vụ cho mỗi CTV trong xã, thị trấn

- Tham gia tập huấn nghiệp vụ với CTV đúng thời gian quy định.

- Nghiệm thu và xác nhận thông tin của phiếu hộ dân cư (Sổ A0 2016) theo từng địa bàn quản lý dân số; tổng hợp số liệu của xã, thị trấn trước và sau điều tra.

- Bàn giao Sổ A0 2011-2015, Phiếu hộ dân cư cho Trung tâm Dân số-KHHGĐ.

- Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn cập nhật thông tin Sổ A0 vào Kho dữ liệu điện tử Dân số-KHHGĐ theo sử chỉ đạo của Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện.

- Tiếp nhận Phiếu hộ dân cư, kiểm tra và cấp cho CTV đóng Sổ A0 theo địa bàn quản lý dân số.

- Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn có trách nhiệm báo cáo và tham mưu việc đổi sổ A0 với Ban chỉ đạo thực hiện công tác Dân số - KHHGĐ xã, thị trấn; đồng thời chỉ đạo Cộng tác viên Dân số -KHHGĐ xóm, khối tổ chức thực hiện đảm bảo chính xác và đúng tiến độ.

3. Trách nhiệm của Cộng tác viên Dân số -KHHGĐ xóm, khối

- Lập bảng kê địa bàn theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn.

- Tham gia tập huấn nghiệp vụ.

- Rà soát, cập nhật, Điều tra hộ dân cư thuộc địa bàn quản lý đã được giao.

- Nhận Sổ A0 2016.

Việc tổ chức thực hiện, theo dõi và quản lý tốt sổ A0 2011-2015 thì việc đổi sổ A0 năm 2016 sẽ hết sức thuận lợi và đơn giản đối với Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn và Cộng tác viên Dân số -KHHGĐ xóm, khối. Nhưng nếu thực hiện trong thời gian qua chưa tốt thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong tiến độ thực hiện.

Kim Bảng - TTDS