KẾ HOẠCH THỰC HIỆN ĐỔI SỔ A0
NĂM 2016
Thực hiện Công văn
số 50/CCDS ngày 11/4/2016 của Chi cục Dân số - KHHGĐ tỉnh Nghệ An về việc hướng
dẫn đổi Sổ A0 năm 2016. Trung tâm Dân số - KHHGĐ huyện Hưng Nguyên xây dựng kế
hoạch hướng dẫn tổ chức thực hiện đổi Sổ A0 năm 2016 như sau:
I.
MỤC ĐÍCH ĐỔI SỔ A0
Đây là việc làm định kỳ theo giai đoạn 5
năm một lần nhằm nâng cao chất lượng thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành
phục vụ quản lý và điều hành công tác dân số - kế hoạch hóa gia đình trong giai
đoạn mới.
Cụ
thể:
1. Rà soát và cập nhật các thông tin Dân
số-KHHGĐ tính đến ngày 01/4/2016 của hộ dân cư theo từng địa bàn dân cư để khóa
Sổ A0 2011-2015.
2. Cập nhật
các thông tin Dân số-KHHGĐ đã được rà soát tại địa bàn vào kho dữ liệu điện tử
cấp huyện, tỉnh.
3. Thực hiện
thay thế Sổ A0 2011-2015 bằng Sổ A0 2016 trên phạm vi toàn quốc trên cơ sở ứng
dụng công nghệ thông tin.
4. Triển khai
hệ thống các biểu mẫu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành Dân số-KHHGĐ theo
Quyết định 18/QĐ-TCDS ngày 17/3/2016 của Tổng cục Dân số-KHHGĐ cho ngành Dân
số-KHHGĐ.
II.
THỜI GIAN, TIẾN ĐỘ ĐỔI SỔ A0
Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện Hưng Nguyên
xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai Đổi Sổ A0 năm 2016 theo các mốc thời
gian sau:
- Thời điểm khóa Sổ A0 2011-2015 là ngày
01/4/2016.
- Thời điểm triển khai Sổ A0 2016 là ngày 01/7/2016.
- Thời gian kết thúc của Đổi Sổ A0 năm 2016
là ngày 30/9/2016.
Tiến
độ các hoạt động chính trong Đổi Sổ A0 năm 2016 như sau:
1.
Bước chuẩn bị
1.1, Thành lập Ban chỉ đạo gồn có:
a, Ông Nguyễn Kim Bảng, Giám đốc Trung tâm Dân số-KHHGĐ
huyện làm Trưởng ban;
b, Bà Cao Thị Nhung, Phó Giám đốc Trung tâm Dân số-KHHGĐ
huyện làm Phó ban;
c, Bà Nguyễn Thị Hồng Điệp, Chủ tịch Công đoàn cơ sở -
Trưởng Ban Hành chính - Tổng hợp làm ban viên;
d, Bà Hồ Thị Thanh Phúc, Viên chức Trung tâm Dân số-KHHGĐ
huyện làm ban viên;
e, Bà Ngô Thị Tuyên, cán bộ Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện làm
ban viên;
1.2 Thành lập Tổ công tác đổi sổ A0 của
huyện bao gồm:
a, Bà Hồ Thị Thanh Phúc, Viên chức Trung tâm Dân số-KHHGĐ
huyện làm Tổ trưởng;
b, Bà Nguyễn Thị Giang, Viên chức Trung tâm Dân số-KHHGĐ
huyện làm tổ viên;
c, Bà Ngô Thị Tuyên, cán bộ Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện làm
làm tổ viên;
d, Bà Hoàng Thị Hòa, Viên chức Dân số-KHHGĐ xã Hưng Lĩnh,
Cụm trưởng Cụm I, làm tổ viên;
e, Bà Phan Thị Mai, Viên chức Dân số-KHHGĐ xã Hưng Thịnh,
Cụm trưởng Cụm II, làm tổ viên;
g, Bà Nguyễn Thị Bình An, Viên chức Dân số-KHHGĐ thị trấn,
Cụm trưởng Cụm III, làm tổ viên;
h, Bà Võ Thị Ngà, Viên chức Dân số-KHHGĐ xã Hưng Tây, Cụm
trưởng Cụm IIV, làm tổ viên;
1.3 Thành lập Ban chỉ đạo và tổ đổi sổ A0
cấp xã do Ban chỉ đạo thực hiện công tác Dân số - KHHGĐ xã, thị trấn làm Trưởng
ban, Tổ công tác đổi sổ do Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn làm Tổ trưởng;
lập kế hoạch triển khai và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên.
2.
Rà soát, cập nhật thông tin của Sổ A0 2011-2015
2.1.
Rà soát và lập bảng kê địa chỉ
2.1.1. Rà soát bảng kê địa bàn và phân công địa bàn dân cư cho Cộng tác
viên dân số (CTV) quản lý theo đơn vị hành chính thực tế. Lập bảng kê địa bàn
và chỉnh sửa các thông tin địa chỉ tại trang bìa Sổ A0 2011-2015 (nếu có).
2.1.2. Kiểm tra, giám sát việc lập bảng kê
địa bàn, phân công địa bàn quản lý của mỗi CTV tại các xã thuộc thẩm quyền quản
lý. Đề xuất với Trung tâm Dân số - KHHGĐ huyện về việc phân công lại địa bàn
dân cư của CTV quản lý (nếu cần thiết).
Ban chỉ đạo
thực hiện công tác Dân số - KHHGĐ các xã, thị trấn xem xét thực
tế, nếu cần thiết, có thể điều chỉnh địa bàn quản lý dân số của CTV theo trình
độ, năng lực theo quy định. Trường hợp, tổng số CTV sau rà soát cần tăng so với
số lượng CTV đã được giao năm 2016, đề nghị Ban Dân số-KHHGĐ báo cáo cấp có
thẩm quyền bổ sung Ngân sách địa phương để chi phụ cấp cho các CTV mới này.
Thời
gian hoàn thành: trước ngày 25/4/2016
2.2. Khóa Sổ A0 và điều tra tại hộ dân cư
Thời điểm xác
định để khóa Sổ A0 là 01/4/2016 và thời gian điều tra thu thập thông tin cập
nhật của hộ dân cư tại địa bàn từ ngày 01/4/2016 đến 25/4/2016.
2.2.1. Rà soát, cập nhật thông tin DS- KHHGĐ của
Phiếu hộ dân cư đã có (Sổ A0 2011-2015): Viên chức dân số xã, thị trấn tổ chức
điều tra hộ dân cư theo từng địa bàn CTV. CTV thực hiện rà soát và ghi chép các
thông tin DS-KHHGĐ cập nhật của từng thành viên trong hộ vào Phiếu hộ dân cư
của Sổ A0 2011-2015, bao gồm cả những thành viên tạm vắng tại thời điểm điều
tra (tính đến ngày 01/4/2016).
Lưu ý 1. Thời điểm khóa sổ A0 2011-2015 là
ngày 01/4/2016. Như vậy, những thông tin phát sinh mới tính đến ngày 01/4/2016
vẫn được tính là thông tin cập nhật để khóa Sổ A0 2011-2015; ngược lại những
thông tin phát sinh mới sau ngày 01/4/2016 (ví dụ: trẻ em sinh ngày 02/4/2016,
người chết ngày 3/4/2016..) không được tính là thông tin cập nhật để khóa Sổ A0
2011-2015.
Lưu ý 2. Những thông tin Dân số-KHHGĐ của hộ
dân cư cần chú ý khi rà soát:
- Cập nhật
thông tin về trình độ học vấn (Mục I).
- Cập nhật
thông tin về biện pháp tránh thai (BPTT) đang sử dụng và ngày bắt đầu sử dụng
của những phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ (Mục II).
- Không
cập nhật thông tin về tình trạng tàn tật (Mục I).
Lưu ý 3. Trường hợp một hộ gia đình đủ điều kiện theo quy định, CTV thực
hiện tách hộ hoặc cặp theo hướng dẫn ngay tại thời điểm điều tra tại hộ dân cư.
Lưu ý 4. Tất cả các thông tin về ngày tháng năm sinh phải trùng khớp với
chứng minh nhân dân và giấy khai sinh (
đối với người chưa làm chứng minh nhân dân)
2.2.2. Trưởng Ban chỉ đạo thực hiện công tác Dân số - KHHGĐ xã, thị
trấn, Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn có trách nhiệm giám sát, hỗ trợ CTV
trong quá trình điều tra hộ dân cư theo quy định. Trường hợp CTV mới tham gia
hoặc được phân công quản lý địa bàn mới, Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn có
trách nhiệm hỗ trợ CTV này điều tra hộ dân cư.
2.2.3. Kiểm tra, giám sát hỗ trợ việc điều tra hộ dân cư tại các xã,
thị trấn (chú trọng đến xóm, xã có đặc thù như quy mô dân số lớn, di dân nhiều,
trình độ CTV hạn chế.) kết hợp hướng dẫn kỹ thuật, nghiệp vụ và kịp thời điều
chỉnh những sai lệch so với hướng dẫn để đảm bảo chất lượng thông tin đầu vào
của kho dữ liệu điện tử.
Thời gian hoàn thành:
trước ngày 25/4/2016
2.3. Nghiệm thu và
xác nhận thông tin
2.3.1.
Kiểm tra, xác nhận các tài liệu gồm Bảng kê địa bàn và phiếu hộ dân cư của từng
địa bàn.
- Nội dung kiểm tra gồm:
+ Thông
tin về địa chỉ được lập theo
đúng quy định.
+ Thông
tin cơ bản của từng người trong hộ được thu thập và ghi chép đúng phạm vi
và thời gian quy định.
+ Thông
tin chuyên ngành Dân số-KHHGĐ được thu thập và ghi chép đúng phạm vi và
thời gian quy định.
+ Chữ
ký xác nhận thông tin của đại diện hộ gia đình được điều tra.
- Lập biên bản nghiệm thu với từng CTV, nhận
bàn giao Sổ A0 2011-2015, (phiếu hộ dân cư) đã được CTV rà soát, ghi chép thông
tin trong Điều tra hộ dân cư.
- Lập báo cáo tổng hợp và bàn giao Bảng kê địa
chỉ, Sổ A0 2011-2015, Phiếu hộ dân cư, cho Trung tâm DS-KHHGĐ huyện.
Thời
gian hoàn thành: trước ngày 30/4/2016
2.4.
Cập nhật thông tin vào Kho dữ liệu điện tử Dân số-KHHGĐ cấp huyện
2.4.1. Viên chức Dân
số-KHHGĐ xã, thị trấn chuyển Bảng kê địa chỉ và Sổ A0 2011-2015, Phiếu hộ dân
cư đã được rà soát và chỉnh sửa cho Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện. Nộp báo cáo
tổng hợp.
2.4.2. Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn nhập
thông tin từ Phiếu hộ dân cư đã được rà soát, chỉnh sửa tại địa bàn vào kho dữ liệu điện tử về Dân số-KHHGĐ.
Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện huy động tối đa
thiết bị công nghệ thông tin và phân công hợp lý viên chức dân số xã, thị trấn
để tổ chức cập nhật thông tin vào Kho dữ liệu điện tử tại Trung tâm Dân
số-KHHGĐ. Thực hiện nhập tin theo ca và theo phương thức cuốn chiếu để hoàn
thành dứt điểm từng địa bàn, từng xã. Cán bộ nhập tin cùng Viên chức dân số xã,
thị trấn phối hợp khi cập nhật các thông
tin của xã, đề nghị điều tra lại với phiếu dân cư không đạt yêu cầu.
Thời gian hoàn
thành chậm nhất là ngày 30/5/2016.
3. Triển khai Sổ
A0 và hệ thống báo cáo mới
3.1. Tập huấn
nghiệp vụ về những nội dung mới của Sổ A0, Phiếu thu tin và báo cáo thống kê;
sử dụng phần mềm và cập nhật Kho dữ liệu điện tử
3.1.1. Tập huấn nghiệp vụ cho viên chức dân số xã, thị
trấn và CTV dân số. Mỗi lớp một ngày, có thể lồng ghép với lớp tập huấn về
nghiệp vụ chuyên môn khác, đảm bảo tiến độ triển khai Sổ A0 và hệ thống biểu
mẫu báo mới bắt đầu từ ngày 1/7/2016.
Thời gian hoàn thành: trước ngày 30/6/2016
3.1.2. In, cấp Phiếu hộ dân cư và lập Sổ A0
A. Nhận phiếu hộ dân cư, kiểm tra, rà soát, đóng các
phiếu thành Sổ A0. Cấp phát, lập biên bản bàn giao Sổ A0 2016 cho từng CTV.
B. Cài đặt
phầm mềm MIS2016 để triển khai hệ thông báo cáo mới.
C. In phiếu hộ
dân cư và cấp phát cho các xã: Trên cơ sở về số lượng địa bàn và số lượng Sổ
A0, Chi cục Dân số-KHHGĐ sẽ chủ trì, tổ chức in phiếu hộ dân cư để cấp cho Trung
tâm Dân số-KHHGĐ huyện,và Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện sau khi nhận từ Chi cục
cấp phát đến xã, thị trấn. Chỉ địa bàn theo cấp xã đã thực hiện rà soát và hoàn
thành việc cập nhật thông tin của ít nhất 99% hộ dân cư vào Kho dữ liệu điện tử
thì Trung tâm Dân số-KHHGĐ thực hiện in Phiếu hộ dân cư (Sổ A0) từ Kho dữ liệu
điện tử.
Thời gian hoàn thành: trước ngày 30/6/2016
III. TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
1.
Trách nhiệm của Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện
- Tổ chức việc rà soát, cập nhật thông tin
biến động. Chủ trì phối hợp với Ban chỉ đạo thực hiện công tác Dân số - KHHGĐ
xã, thị trấn phân chia địa bàn dân cư cho CTV (nếu có).
- Kiểm tra, giám sát việc lập bảng kê địa bàn,
phân công nhiệm vụ cho mỗi CTV tại các xã thuộc thẩm quyền quản lý.
- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ đổi sổ và ghi
chép Phiếu thu tin cho Trưởng Trạm y tế, Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn và
các CTV.
- Tổ chức triển khai điều tra tại hộ bắt đầu
từ ngày 1/4/2016 tại tất cả các địa bàn thuộc thẩm quyền quản lý của huyện.
- Phối hợp với
Ban chỉ đạo thực hiện công tác Dân số - KHHGĐ xã, thị trấn và Viên chức Dân
số-KHHGĐ xã, thị trấn kiểm tra, giám sát việc ghi chép Phiếu thu tin của CTV;
tổ chức nghiệm thu và xác nhận thông tin tuyến xã cần sửa, nhập tin vào cơ sở
dữ liệu điện tử.
- Nhận Sổ A0
2016 và bàn giao cho Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn.
2. Trách nhiệm của Ban chỉ đạo thực hiện công
tác Dân số - KHHGĐ xã, thị trấn và Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn
- Rà soát, cập
nhật thông tin về số hộ dân cư; đề xuất phương án phân chia địa bàn dân cư cho
CTV (nếu có).
- Lập bảng kê
địa bàn, phân công nhiệm vụ cho mỗi CTV trong xã, thị trấn
- Tham gia tập huấn nghiệp vụ với CTV đúng thời gian quy định.
- Nghiệm thu
và xác nhận thông tin của phiếu hộ dân cư (Sổ A0 2016) theo từng địa bàn quản
lý dân số; tổng hợp số liệu của xã, thị trấn trước và sau điều tra.
- Bàn giao Sổ
A0 2011-2015, Phiếu hộ dân cư cho Trung tâm Dân số-KHHGĐ.
- Viên chức
Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn cập nhật thông tin Sổ A0 vào Kho dữ liệu điện tử Dân
số-KHHGĐ theo sử chỉ đạo của Trung tâm Dân số-KHHGĐ huyện.
- Tiếp nhận
Phiếu hộ dân cư, kiểm tra và cấp cho CTV đóng Sổ A0 theo địa bàn quản lý dân
số.
- Viên chức
Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn có trách nhiệm báo cáo và tham mưu việc đổi sổ A0 với
Ban chỉ đạo thực hiện công tác Dân số - KHHGĐ xã, thị trấn; đồng thời chỉ đạo Cộng tác viên Dân số -KHHGĐ xóm, khối tổ
chức thực hiện đảm bảo chính xác và đúng tiến độ.
3. Trách nhiệm của Cộng tác viên Dân số -KHHGĐ xóm, khối
- Lập bảng kê
địa bàn theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn.
- Tham gia tập
huấn nghiệp vụ.
- Rà soát, cập
nhật, Điều tra hộ dân cư thuộc địa bàn quản lý đã được giao.
- Nhận Sổ A0
2016.
IV.
Kinh phí
Kinh phí in Sổ A0 năm 2016 từ nguồn ngân
sách nhà nước chi thực hiện công tác Dân số-KHHGĐ năm 2016 và các nguồn kinh
phí huy động hợp pháp khác.
Đề nghị Ủy ban nhân dân huyện hỗ trợ kinh phí để
thực hiện việc đổi sổ A0 và cập nhật dữ liệu dân cư tại kho điện tử huyện.
Đề nghi Ủy ban
nhân dân các xã, thị trấn hỗ trợ kinh phí cho Cộng
tác viên Dân số -KHHGĐ xóm, khối và Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn
thực hiện điều tra, cập nhật thông tin và các báo cáo phục vụ đổi sổ A0 năm
2016.
Việc tổ chức thực
hiện, theo dõi và quản lý tốt sổ A0 2011-2015 thì việc đổi sổ A0 năm 2016 sẽ
hết sức thuận lợi và đơn giản đối với Viên chức Dân số-KHHGĐ xã, thị trấn và Cộng tác viên Dân số -KHHGĐ xóm, khối.
Nhưng nếu thực hiện trong thời gian qua chưa tốt thì phải triệt để thực hiện
nghiêm túc kế hoạch hướng dẫn nêu trên.
Trong quá trình
thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị Ban chỉ đạo thực hiện công tác Dân số - KHHGĐ các xã, thị
trấn phản ánh kịp thời bằng văn bản về Trung
tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình huyện để hướng dẫn, giải quyết./.
Giám đốc Trung tâm Dân số - KHHGĐ huyện Hưng Nguyên ( Đã ký)
